SEI/UFCG - 0161633

Timbre
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE
COMITÊ GESTOR DO SEI
Rua Aprígio Veloso, 882, Bloco AA - 1º Andar - Bairro Universitário, Campina Grande/PB, CEP 58429-900
Telefone: (83) 2101.1557 / 1556 - E-mail: sei@ufcg.edu.br - https://sei.ufcg.edu.br

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 02, de 09 de maio de 2016, que estabeleceu que a Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) adotará o processo eletrônico, com objetivo de aprimorar sua gestão documental e facilitar o acesso de servidores e cidadãos às informações da Autarquia, o que propiciará celeridade, segurança e economicidade;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.539, de 08/10/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria MEC nº 1.042, de 04/11/2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.936, de 19/12/2016, que institui a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO o Termo de Cooperação Técnica celebrado entre a UFCG e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, mediante Processo Administrativo Nº 05110.004337/2016-38;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 9.094, de 17/07/2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário,

CONSIDERANDO o disposto na Lei 13.726, de 08/10/2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação,

Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, denominado SEI-UFCG, como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos, de uso obrigatório, no âmbito da UFCG.

O SEI-UFCG deve abranger a produção, edição, assinatura, tramitação e arquivamento dos processos e documentos elaborados nas áreas meio e fim da Instituição.

I - promover a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho e sensibilizar os servidores/colaboradores para a mudança de cultura no que diz respeito à substituição do uso de documentos em papel para o meio digital;

II - utilizar meios eletrônicos para a tramitação dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - substituir a produção de documentos em papel para o formato nato-digital contribuindo para sustentabilidade ambiental com uso de tecnologia da informação e comunicação;

VII - disponibilizar a consulta pública aos processos conforme legislação vigente;

VIII - assegurar eficácia, eficiência e efetividade da gestão administrativa e acadêmica.

I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que se dará das seguintes formas:

a) assinatura digital por senha: identificação eletrônica para acessos aos sistemas informatizados baseados no login e senha do Portal de Sistemas Integrados (PSI);

b) assinatura por certificado digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; e,

c) assinatura digital por senha cadastrada: baseada em prévio credenciamento, pela UFCG, de acesso de usuário externo, através do fornecimento de login e senha, mediante apuração dos documentos comprobatórios.

II - digitalização: processo de conversão de documento em meio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivo apropriado;

III - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte, formato ou a natureza;

IV - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser documento nato-digital ou digitalizado;

V - documento nato-digital: documento digital criado originalmente em meio eletrônico;

VI - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

VII - NUP: Número Único de Protocolo, código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;

VIII - processo eletrônico ou digital: conjunto de documentos digitais e nato-digitais oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;

IX - unidade organizacional: unidade do organograma da UFCG ou grupo de trabalho formalmente designado para desempenhar atividades administrativas vinculadas à Instituição;

X - Upload: conjunto de ações que visam à incorporação de um documento externo ao SEI;

XI - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, gerado automaticamente para identificar de forma única os documentos dentro do sistema;

XII - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

XIII - Peticionamento Eletrônico: envio, diretamente por usuário externo previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a compor processo já existente, por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no SEI ou em sistemas integrados;

XIV - usuário interno: pessoa credenciada que tenha acesso ao SEI-UFCG, devidamente cadastrada e identificada através de login e senha, de acordo com a Política de Segurança da Informação da UFCG, a qual pode assinar documentos por assinatura digital ou certificado digital; e,

XV - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI-UFCG e que não seja caracterizada como usuário interno, a qual pode utilizar assinatura digital cadastrada ou certificado digital.

A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

Os atos assinados eletronicamente implicarão na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e na responsabilidade do usuário pela correta utilização da assinatura eletrônica.

A autenticidade de documentos gerados no SEI-UFCG pode ser verificada em endereço eletrônico na Internet, indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).

O SEI-UFCG é o sistema oficial de tramitação de processos eletrônicos e produção de documentos nato-digitais, podendo ser integrado aos demais sistemas utilizados na Instituição.

Para os casos em que os sistemas de que trata o caput não realizarem a tramitação de documentos de forma eletrônica, esses documentos deverão ser transformados em formato que possibilite o seu trâmite em meio eletrônico por meio do SEI-UFCG.

Para os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-UFCG é dispensada a sua formação, impressão e tramitação física.

O SEI deve ser utilizado no âmbito da Universidade Federal de Campina Grande, a partir de instruções normativas editadas e aprovadas pela Reitoria, para a produção, edição, assinatura, tramitação e controle de arquivamento de documentos produzidos nas atividades meios e fins da UFCG.

O SEI-UFCG passa a integrar os sistemas estruturantes da Instituição e, consequentemente, passa a fazer parte dos serviços disponibilizados e mantidos pelo Serviço de Tecnologia da Informação - STI, disponível para todos os câmpus da UFCG.

Cabe às áreas responsáveis viabilizar os recursos necessários para a disponibilização do SEI-UFCG, monitorar o uso e planejar a ampliação dos recursos necessários para atender a demanda e o volume de armazenamento compatível com padrões de qualidade e satisfação dos usuários.

O SEI-UFCG deve estar integrado com as bases de dados institucionais para fins de autenticação, cadastro de unidades e de pessoas, bem como, outras necessidades que visem à melhoria das atividades de gestão.

Todos os documentos produzidos no âmbito da UFCG constituirão ou se vincularão a um tipo de processo eletrônico, que deve ser identificado, adaptado e configurado durante o período de transição, ou posteriormente, pelo Comitê Gestor do SEI.

Os documentos produzidos no SEI-UFCG serão assinados eletronicamente por meio de assinatura cadastrada por login e senha ou certificado digital, observadas as normas de segurança e de controle de uso.

A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais, de acordo com as normas vigentes.

Os documentos e processos administrativos recebidos ou produzidos no âmbito da UFCG, que necessitam de tramitação, deverão ser registrados no SEI-UFCG observando-se o nível de acesso adequado.

A determinação do nível de acesso adequado deve ser definida pelas áreas de negócio a que se referem os processos, respeitando os aspectos legais envolvidos.

Os documentos e processos administrativos em papel, recebidos na Instituição, e que necessitam de tramitação, deverão passar por processo de digitalização, observando-se as orientações contidas no Capítulo VI.

Na data de implantação do SEI-UFCG os processos que se encontram tramitando em papel poderão:

I - continuar seu trâmite no formato original até que o mesmo seja encerrado; ou,

II - passar por processo de digitalização para incorporação ao SEI-UFCG, observando-se as orientações contidas no Capítulo VI.

Para os casos previstos no inciso II deste artigo, o processo deverá ser aberto no SEI-UFCG com o mesmo número de protocolo do documento em papel e deverá possuir “Termo de Encerramento de Processo Físico e de Abertura de Processo Digital” que constará como primeiro documento do processo eletrônico e último documento do processo em papel.

A decisão sobre os incisos I e II deste artigo fica a critério das áreas responsáveis pelos processos.

Os documentos em papel que forem digitalizados para inclusão no SEI-UFCG devem ser arquivados de acordo com as normas definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando a temporalidade para cada caso.

Os atos processuais praticados no SEI-UFCG serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

Na hipótese prevista no § 1º, se o SEI-UFCG se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

As comunicações internas sobre os processos em tramitação na UFCG serão feitas por meio eletrônico e serão consideradas recebidas para todos os efeitos.

Comitê Gestor do SEI-UFCG, grupo de trabalho multidisciplinar, designado por Portaria, com a finalidade de normatizar, padronizar, configurar, parametrizar, administrar, monitorar e prospectar melhorias no SEI-UFCG, com a seguinte composição:

Grupo de Suporte ao Usuário, grupo de trabalho, designado por Portaria, com a finalidade de atuar como facilitador durante a implantação, e prestar suporte aos usuários do SEI-UFCG nos câmpus da UFCG no uso do Sistema.

Caberá à Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira emitir a portaria de nomeação do Comitê Gestor, bem como estruturar o Setor de Suporte do SEI, o qual está vinculado ao Comitê Gestor.

Compete à Prefeitura Universitária (PU), no âmbito do SEI-UFCG, assegurar o provimento de energia elétrica e outros dispositivos relacionados que sejam necessários ao funcionamento adequado da infraestrutura informática do SEI.

Compete ao Arquivo Geral a gestão dos Arquivos Setoriais em seus respectivos âmbitos, estando, no exercício dessa atividade, subordinadas funcionalmente à Coordenação Geral de Administração da PRGAF.

zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, à legislação de segurança da informação e comunicações, às normas de preservação digital de documentos, às necessidades da UFCG e aos padrões de uso e evoluções definido no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN);

acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

propor ações de capacitação e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI na UFCG;

apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI-UFCG;

homologar as versões do sistema SEI-UFCG, bem como integração com outros sistemas;

promover treinamentos e apoiar na elaboração de tutoriais para auxiliar nas atividades de sua área/câmpus;

encaminhar ao Comitê Gestor do SEI-UFCG as dúvidas que não puderem ser resolvidas, parametrizações locais necessárias, bem como, propor melhorias e otimizações utilizando ferramenta de abertura de chamado;

comunicar ao Comitê Gestor do SEI-UFCG as indisponibilidades técnicas que ocorram no SEI-UFCG.

Compete ao Serviço de Tecnologia da Informação (STI) a implementação, gestão operacional, manutenção técnica, encaminhamento de propostas de investimentos em segurança, continuidade e preservação do SEI, além de:

apresentar à Secretaria de Planejamento um plano de investimentos e custeios necessários à segurança, continuidade e preservação digital dos documentos oriundos do SEI;

gerir os investimentos e custeios necessários à segurança, continuidade e preservação digital dos documentos oriundos do SEI;

desenvolver a integração do SEI aos processos de trabalho automatizados pelos sistemas sob sua responsabilidade;

atuar de forma integrada com o Arquivo Geral visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Digital Confiável para preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI; e,

elaborar a Política de Backup, devendo assegurar os requisitos mínimos de segurança definidos no Manual de Configuração do SEI, disponível no Portal de Software Público, como forma de ampliar a segurança de recuperação adequada.

receber, conferir, digitalizar, registrar e tramitar documentos no âmbito da UFCG;

realizar remessa de documentos de forma física, quando não for possível a tramitação eletrônica.

Caberá as unidades de protocolo receber todos os documentos enviados eletronicamente, por meio do sistema de peticionamento eletrônico, e informar ao remetente o NUP.

Compete à Secretaria de Planejamento, no âmbito do SEI na UFCG, avaliar e aprovar investimentos e custeios em segurança, continuidade e preservação do SEI.

manter atualizado o cadastro de unidades e usuários no SEI-UFCG, conforme dados constantes da Estrutura Organizacional Administrativa e da base de dados do SIAPE, devendo a atualização ocorrer, preferencialmente, de forma automatizada;

implementar política de capacitação contínua para o adequado uso do SEI pelos servidores, condicionando o aproveitamento mínimo como critério de avaliação funcional, conforme plano de gestão do desempenho individual.

O acesso ao SEI-UFCG se dará por meio do login e senha do Portal de Sistemas Integrados (PSI).

O acesso do usuário dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado.

A unidade superior poderá ter acesso às unidades que lhe são hierarquicamente subordinadas, caso seja solicitado pelo titular da unidade.

O cadastro de unidades e usuários no SEI-UFCG será realizado conforme dados constantes da Estrutura Organizacional Administrativa e da base de dados do SIAPE, devendo a atualização ocorrer, preferencialmente, de forma automatizada.

Cada Unidade Administrativa tem uma única conta no SEI, designada por sua sigla, antecedida pelas siglas dos setores hierarquicamente superiores, quando aplicável.

Para o caso de servidores que participem de comissões, poderá ser criada unidade no SEI-UFCG para eventual tramitação de processos afetos à comissão.

O próprio servidor deve buscar capacitar-se para o uso do SEI como forma de viabilizar a melhoria do seu desempenho profissional.

Os usuários internos poderão criar, tramitar e encerrar processos, bem como, gerar, anexar e assinar documentos no âmbito do SEI-UFCG, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

O uso de assinatura eletrônica é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade, adotando-se, quando for o caso, a modalidade de assinatura por certificado digital em situações que exijam procedimentos eletrônicos específicos no âmbito da UFCG de acordo com os aspectos legais.

O disposto no § 1º não obsta a utilização de outro meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuários e senha.

A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente, juntados aos processos eletrônicos, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

Os atos gerados no SEI-UFCG serão registrados com a identificação do usuário, data e hora de sua realização.

definir o perfil de acesso dos servidores lotados na sua Unidade Organizacional;

solicitar ao Grupo de Suporte ao Usuário o cadastramento e descadastramento no SEI-UFCG de unidades informais criadas ou extintas;

solicitar ao Grupo de Suporte ao Usuário a inclusão e exclusão de usuários no SEI-UFCG;

solicitar a inclusão de formulários, modelos/tipos de documentos e processos ao Grupo de Suporte ao Usuário.

O Grupo de Suporte ao Usuário deverá encaminhar as demandas previstas nos incisos I, III, IV e V do caput ao Comitê Gestor.

ser intimado quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documentos complementares;

assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a UFCG;

Ao usuário externo devidamente cadastrado no SEI-UFCG o uso do sistema poderá ser exigido pela UFCG para assinatura de documentos.

O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir do preenchimento de formulário específico, sendo de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;

a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados à UFCG para qualquer tipo de conferência;

a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente;

a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais entre a UFCG, o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas notificação ou protocolização por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico;

a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, na forma do § 1º do art. 11 desta Portaria, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo;

a consulta periódica ao SEI ou ao sistema por meio do qual se efetivou o peticionamento eletrônico, a fim de verificar o recebimento de notificações; e,

as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.

Após o preenchimento do cadastro, o interessado, ou seu representante legal, deverá apresentar original e entregar cópia da seguinte documentação:

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF do representante legal;

As cópias dos documentos relacionados no § 1º deste artigo deverão ser conferidas por servidor, mediante apresentação do respectivo original.

Verificada a documentação entregue, a Unidade Organizacional competente solicitará ao Suporte SEI, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados a partir do recebimento, para que conceda as permissões e liberação de acesso ao SEI-UFCG.

O credenciamento de usuário externo será indeferido no caso de descumprimento das exigências de apresentação de documentação.

O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI-UFCG pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

A UFCG poderá aceitar cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo de cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos

No caso de inviabilidade de acesso externo ao SEI-UFCG, deverão ser utilizadas as seguintes alternativas para o encaminhamento do documento ou processo:

No caso previsto no inciso I, incumbe ao remetente certificar-se do recebimento pelo destinatário.

O documento ou processo enviado em meio físico aos destinatários externos deverá conter, em seu rodapé, a forma de conferência de sua autenticidade.

Caso seja necessário fazer a impressão do processo, este deverá ser autuado na forma da legislação em vigor, antes de sua expedição ou arquivamento.

Os editais destinados à contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pela UFCG conterão a exigência de cadastramento do representante legal da contraparte no SEI, assim como a necessidade de submissão do procedimento às regras do processo eletrônico da UFCG.

em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou

quando necessário, realizar a reclassificação e a reorganização de documentos para garantir a correta autuação;

criar e gerir as Bases de Conhecimento no SEI-UFCG correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso, mediante ato motivado;

quando for o caso, receber, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente, registrar e tramitar os documentos de origem externa recebidos em meio físico no âmbito da UFCG;

verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito de sua Unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

quando for o caso, assegurar que os documentos oficiais, gerados em cada unidade, na hipótese de erro ou equívoco quanto à inclusão, devem ser cancelados mediante inserção de “Termo de Cancelamento de Documento”, cujo Número SEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento.

As unidades podem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI-UFCG.

Ao inserir um documento externo no SEI, digitalizado, o campo Tipo de Conferência deverá ser selecionado, informando se o documento utilizado como referência é documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente por servidor ou cópia simples.

Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais.

Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada uma ação administrativa para a verificação do documento em papel, objeto de controvérsia.

certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria;

escolher o tipo de processo adequado ao assunto, devendo consultar o Grupo de Suporte em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada à matéria;

O processo eletrônico no SEI-UFCG deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e,

ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso.

No SEI-UFCG, os processos serão concluídos pela unidade responsável e arquivados de forma digital, e caso contenham documentos físicos, estes devem ser arquivados de acordo com os procedimentos definidos pela área de arquivo.

Para comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário oficial de Brasília.

Todo documento recebido em suporte físico no âmbito da UFCG deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitado e arquivado por meio do SEI-UFCG pelas unidades administrativas competentes.

A digitalização deve contemplar o Reconhecimento Óptico dos Caracteres (OCR) e o formato PDF/A, obedecendo às políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – e-PING e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.

A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da UFCG deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado, sendo necessário registrar no SEI-UFCG se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o servidor atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e,

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda da Unidade Organizacional, observando-se a tabela de temporalidade e destinação, apondo-se o NUP do processo gerado pelo SEI-UFCG na parte superior direita do documento a ser arquivado; e,

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização.

Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da Unidade Organizacional e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida.

Os documentos com origem nos sistemas gerenciais automatizados da UFCG devem ser inseridos no SEI como documento externo, em formato Portable Document Format (PDF-A), e tratados como cópia autenticada administrativamente.

É ônus da unidade administrativa ou acadêmica conservar os documentos físicos originais, objetos da digitalização, que estiverem em seu poder, até estes serem transferidos para o Arquivo Geral, após cumprir o prazo de guarda no arquivo corrente.

As unidades que não dispuserem dos insumos necessários (escâner com OCR, PDF/A e resolução mínima de 300 dpi) para a digitalização da documentação em papel e que necessitarem de tramitação poderão encaminhar a documentação para ser digitalizada na unidade de protocolo mais próxima.

De acordo com a necessidade processual, os documentos resultantes da digitalização de originais deverão ser autenticados, preferencialmente, por meio de certificação digital emitida no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil).

O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.

Somente após a autenticação, os documentos digitalizados poderão ser tramitados no SEI.

Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Inexistindo disposição específica, o registro dos documentos no SEI-UFCG deverá ocorrer no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a contar de seu recebimento, salvo quando esse ocorrer às sextas-feiras, vésperas de feriados ou pontos facultativos.

O registro de que trata o caput deverá ser feito no SEI-UFCG considerando a data e hora do seu recebimento.

O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI-UFCG, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.

A UFCG poderá, em caso de dúvida superveniente, a qualquer tempo, solicitar a apresentação de documento original que integra processo no SEI-UFCG.

Na hipótese de fornecimento de informação falsa, fica o responsável sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis, nos termos da legislação vigente.

Processos produzidos no âmbito do SEI deverão respeitar a Lei de Acesso à Informação (Lei n. 12.527/2011) no que concerne ao nível de acesso, sendo preferencialmente selecionada a opção "público". Os processos que necessitarem de algum nível de restrição de acesso deverão ser justificados legalmente.

O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.

A atribuição de nível de acesso Restrito mediante solicitação do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações depende de parecer da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) e aprovação do Reitor.

Até que o parecer de que trata o § 2º seja aprovado, o usuário que receber a solicitação deve imediatamente informar o seu teor à autoridade competente e temporariamente atribuir nível de acesso restrito, com vistas a salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.

A atribuição de nível de acesso sigiloso a qualquer documento ou processo somente será realizada após parecer da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) e autorização do Reitor.

A Credencial de Acesso ao SEI se dará por meio do Portal de Sistemas Integrados (PSI) e, para tanto, o servidor deverá utilizar seu e-mail institucional, fornecido pelo STI.

O limite de tamanho individual de arquivos para captura no SEI de documentos externos será definido em ato próprio do STI.

Documentos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o § 6º devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo correspondente.

A mídia a que se refere o §7 será encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o Arquivo Geral ou Setorial, conforme o caso.

Mediante parecer da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), os documentos preparatórios e informações neles contidas poderão ter nível de acesso restrito, com base no art. 20 do Decreto 7.724, de 2012, até a edição do ato ou decisão, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os documentos.

Somente tipos de processos que forem parametrizados no SEI para permitir nível de acesso sigiloso podem ser formalmente classificados.

As áreas competentes podem solicitar alteração no cadastro do tipo de processo para passar a permitir nível de acesso sigiloso, devendo ser consultada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS).

A expedição de processos eletrônicos para outras instituições será realizada preferencialmente via barramento de serviços do PEN, exceto para as instituições que não possuam sistema de processo eletrônico, caso no qual será impresso em sua totalidade e remetido por meio físico.

Em caso de equívoco na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:

O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:

A partir da implementação de funcionalidade de emissão e gestão de procurações eletrônicas pelos usuários externos no SEI, serão aceitas procurações emitidas e assinadas diretamente no referido sistema.

Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente ao Protocolo da UFCG no prazo de até 10 (dez) dias contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação da Universidade.

A petição a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.

O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, o qual deve ser cumprido com o peticionamento dos documentos cujo envio em meio eletrônico seja viável.

A definição de digitalização tecnicamente inviável de documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema serão informados em página própria no Portal da Universidade na Internet ou no próprio sistema por meio do qual for feito o peticionamento.

Acaso os documentos apresentados na forma do caput não observem as definições previstas no § 3º, considerar-se-á cumprido o prazo processual na data de apresentação física dos documentos ao Protocolo da UFCG.

A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos congêneres não é admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em que regulamentação ou a lei expressamente o permitir.

O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria no Portal SEI UFCG e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22 (vinte e duas) horas dos domingos ou da 0 (zero) hora às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas;

Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

A indisponibilidade do SEI definida no art. 55 desta Portaria será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação da UFCG, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página própria no Portal do SEI UFCG, devendo conter pelo menos as seguintes informações:

Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI.

Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados estaduais ou municipais.

A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

Identificada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico por mais de 24 (vinte e quatro) horas seguidas, o Reitor poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado na página de que trata o art. 56 desta Portaria e também no Portal da UFCG.

As intimações aos usuários externos cadastrados na forma desta Portaria ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se nos autos sua realização.

A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até 15 (quinze) dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.

Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a intimação realizada no primeiro dia útil seguinte.

Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do § 2º deste artigo.

As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando-se o documento físico correspondente.

O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou quando solicitado pela UFCG.

guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo ou função e com sua unidade de lotação.

registrar os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas Unidades Organizacionais que necessitam tramitação;

zelar pela correta utilização do SEI-UFCG, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

encerrar a sessão de uso do SEI-UFCG sempre que se ausentar do computador ou outro dispositivo eletrônico utilizado, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações para as quais esteja habilitado;

comunicar ao Suporte SEI na UFCG sobre qualquer mudança percebida em relação a privilégios de acesso ao sistema;

evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental; e,

produzir e-mails no âmbito dos processos do SEI por meio da funcionalidade Correspondência Eletrônica.

O uso inadequado do SEI-UFCG fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Todos os servidores efetivos da UFCG terão perfil básico, o qual permite o cadastro e tramitação de processos, além da inclusão e assinatura de documentos.

A habilitação de estagiários, bolsistas e prestadores de serviços da UFCG será regulamentada via Instrução Normativa da Reitoria.

O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados no SEI.

O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento.

Documentos produzidos em suporte físico e controlados pelo Sistema de Protocolo continuarão a ser publicados no Boletim de Serviço atual, exceto se o processo em suporte físico for convertido para eletrônico, momento a partir do qual seus documentos produzidos no SEI devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico.

É vedada a publicação de documento em outro meio já publicado no Boletim de Serviço Eletrônico.

Documentos gerados no SEI que exigirem publicação no Diário Oficial da União (DOU) devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a Seção, Página e Data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.

Para retificação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.

Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Somente tipos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio de seus veículos de publicação.

As áreas competentes podem solicitar alteração no cadastro do tipo de documento para passar a permitir sua publicação, podendo ser consultado a Equipe de Gestão do SEI.

A página de publicação oficial do SEI é pública e aberta para acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.

O Sistema de Controle de Processo (SCP) continuará disponível aos usuários para consulta de documentos ou processos registrados em sua estrutura antes da implantação do SEI na UFCG.

O processo eletrônico estará disponível para consulta de usuários externos credenciados, ou pelo módulo de pesquisa pública.

O acesso aos processos eletrônicos será limitado aos usuários previamente credenciados e autorizados, nos casos de necessidade de restrição à consulta pública.

Os processos eletrônicos serão mantidos até que sejam cumpridos seus prazos de guarda definidos na tabela de temporalidade de documentos de arquivo utilizada pela Universidade Federal de Campina Grande. Esta tabela pode ser consultada na Compilação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos/TTD e Código de Classificação de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim das IFES, disponível na página eletrônica do Arquivo Geral, por meio do link: http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br.

A eliminação de documentos e processos eletrônicos será promovida pelo Arquivo Geral, acompanhado de aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística.

Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação digital, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações

A UFCG poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 05 (cinco) dias, do original em papel de documento digitalizado no âmbito da UFCG ou enviado por usuário externo por meio de peticionamento eletrônico.

O Arquivo Geral desenvolverá e implementará Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais para preservação e recuperação desses documentos.