Nota Técnica nº 1/2018/CGS/PRGAF

PROCESSO Nº 23096.201737/2018-69

INTERESSADO: FABIANA CAVALCANTE DE MATOS BRITO, EULIENE FIGUEIREDO DA ROCHA, ANTONIO DAMIAO ZACARIAS BEZERRA, CAMILO ALLYSON SIMOES DE FARIAS, SELMA FERREIRA TORQUATO, OSCAR WILLIAM SIMOES COSTA

OBJETIVOS

Disciplinar a Gestão de documentos produzidos e recebidos no âmbito da Universidade Federal de Campina Grande vinculados aos Processos Eletrônicos, em observância à Legislação Federal e demais normas aplicáveis.

INTRODUÇÃO

A Gestão dos documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, segue a Lei Nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A mesma estabelece que compete ao Arquivo Nacional, por meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), disciplinar a gestão dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

Dessa forma, toda a documentação produzida ou recebida, no âmbito da Universidade Federal de Campina Grande, órgão do Poder Executivo Federal, segue as normas e legislação relativa a gestão documental emanada pelo Arquivo Nacional.

O Arquivo Nacional, através da Portaria Nº. 092, de 23 de setembro de 2011, aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). O Código e a Tabela estabelecem a classificação por assunto, definindo os prazos de guarda dos documentos, produzidos e recebidos no âmbito da Instituição. O Ministério da Educação, através da Portaria Nº. 1.224, de 18 de dezembro de 2013, estabelece que todas as normas constantes no Código e Tabela, mencionados acima, aplicam-se às Instituições de Educação Superior.

No âmbito da UFCG, vigoram às Resoluções Nº. 12/2010 – UFCG/SODS e Resolução Nº. 01/2011 – UFCG/SODS. Esses instrumentos técnicos foram aprovados para aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos/TTD e Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim das IFES, como também a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos/TTD e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-Meio da Administração Pública.

PROCESSO ELETRÔNICO

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Evoca, em si, princípios basilares da Administração Pública como a economicidade, transparência e publicidade dos atos, aprimorando a gestão documental e facilitando o acesso de servidores e cidadãos às informações produzidas, possuindo lastro assentado em diversos diplomas legais, estando os principais ilustrados abaixo:

Lei Nº. 12.682, de 09/07/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Lei Nº. 12.527, de 18/11/2015, que Regula o acesso às informações previstas no inciso XXXIII do art. 5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei Nº. 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei Nº. 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei Nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

Decreto Nº. 8.539, de 08/10/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

Decreto Nº. 8.936, de 19/12/2016, que institui a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; e,

Decreto Nº. 9.094, de 17/07/2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário.

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI

Na UFCG, foi Instituído o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, denominado SEI-UFCG, como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos.

O SEI-UFCG abrange a produção, edição, assinatura, tramitação e arquivamento dos processos e documentos elaborados nas áreas meio e fim da Instituição, não sendo possível a produção de um documento sem que este esteja vinculado a um tipo de processo eletrônico previamente criado e liberado para este fim, que deve ser identificado, adaptado e configurado em consonância com as determinações internas da Instituição e deliberações do Comitê Gestor do SEI-UFCG.

OPERACIONALIZAÇÃO DE ROTINAS NO SEI-UFCG

Respaldados pela legislação e dispositivos supracitados, e a partir de consultas técnicas encaminhadas à Procuradoria da UFCG (inserir n° do processo) e ao Arquivo Nacional, e diante da inserção de novos tipos de processos (vide Ordem de Serviço Reitoria 01/2018), assim como o necessário cadastro de usuários externos para utilização da ferramenta de peticionamento eletrônico, evocou o Comitê do SEI de sua competência para disciplinar os seguintes procedimentos:

INCLUSÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS (DIGITALIZADOS OU NATO-DIGITAIS)

Com efeito, utilizar-se-á inicialmente as definições constantes no Art. 2° do Decreto Nº. 8.539/2015:

"[...]
Art. 2º Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:
I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico;
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital."

Somando-se as definições supracitadas, aplica-se o disposto no Art. 3° da Lei Nº. 12.682/2012, cujo inteiro teor é o que se segue:

"Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil."

Interpreta-se do dispositivo citado que todo documento digitalizado e inserido no SEI deve, necessariamente, ser autenticado. Por seu turno, o Art. 6°, §1°, do Decreto Nº. 8.539/2015, dá a possibilidade da referida autenticação ser efetivada mediante emprego de "identificação por meio de nome de usuário e senha". A valoração em "Cópia Autenticada Administrativamente" ou "Cópia Simples" quando da tipificação do documento base da digitalização, não impede o necessário procedimento de autenticação do documento no SEI, visto que este procedimento tem por cerne cristalizar a conferência quanto à integridade do documento. Diante do exposto, fica determinado que todos os documentos digitalizados e inseridos por servidor da Instituição devem ser autenticados no SEI.

Para efeito de ilustração do procedimento supracitado, deverão os documentos externos adicionados serem tratados conforme ilustrado na tabela abaixo:
 

GESTÃO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS

No âmbito da UFCG deverá ser adotado os seguintes procedimentos em estrita observância às normativas citadas e às recomendações da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos – Documentos Digitais, do Arquivo Nacional, com base na Portaria Interministerial Nº. 1.677, de 07/10/2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda do setor competente para análise do feito e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida.

GRUPOS DE DIGITALIZAÇÃO

Os documentos poderão, conforme o caso, serem digitalizados em bloco desde que sejam de mesmo tipo. Cada arquivo deve ter o tamanho máximo de 200 (duzentas páginas). No grupo “Documentos Pessoais”, poderão ser digitalizados os seguintes documentos em um único arquivo:

• RG;

• CPF;

• Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;

• Carteira Nacional de Habilitação - CNH;

• Título Eleitoral;

• Passaporte (apenas estrangeiro);

• Certidão de nascimento/casamento;

• Certificado de quitação serviço militar;

• Comprovante de quitação eleitoral;

• Atestado de idoneidade moral, óbito, saúde física e mental;

• Comprovante de residência;

• Fotografia pessoal.

CONFIGURAÇÕES MÍNIMAS DE QUALIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

Além dos necessários cuidados no manejo do documento físico a ser digitalizado (alinhamento, integridade, etc), deverão ser adotados os seguintes parâmetros para a digitalização, conforme ilustrado na imagem abaixo:

AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SEI

A autenticação de documentos externos digitalizados na unidade dentro do SEI, da-se-á com o emprego de usuário e senha de acesso ao SEI (a mesma senha utilizada no PSI).

Tal decisão fundamenta-se na necessária simplificação dos atos administrativos, cerne do Decreto Nº. 9.094 de 17 de julho de 2017 e no texto legal do Decreto Nº. 8.539 de 8 de outubro de 2015, especificamente no seu artigo 6º, cuja íntegra transcrevemos:

"Art. 6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha." (Grifo nosso).

DISPOSIÇÕES FINAIS

Espera-se que a presente Nota Técnica elucide as principais questões inerentes ao Processo Eletrônico no âmbito da UFCG.

Situações pontuais, não contempladas por este documento, devem ser formalizadas e dirimidas junto ao Arquivo Geral por meio de correspondência eletrônica encaminhada ao e-mail arquivogeral@ufcg.edu.br ou sei@ufcg.edu.br.

Documento assinado eletronicamente por FABIANA CAVALCANTE DE MATOS BRITO, COORDENADOR DE ADMINISTRACAO, em 21/05/2018, às 09:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

Documento assinado eletronicamente por ANTONIO DAMIAO ZACARIAS BEZERRA, ARQUIVISTA, em 22/05/2018, às 15:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

Documento assinado eletronicamente por EULIENE FIGUEIREDO DA ROCHA, CHEFE, em 22/05/2018, às 16:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

Documento assinado eletronicamente por OSCAR WILLIAM SIMOES COSTA, CHEFE, em 22/05/2018, às 17:22, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

Documento assinado eletronicamente por SELMA FERREIRA TORQUATO, MEMBRO, em 23/05/2018, às 09:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

Documento assinado eletronicamente por CAMILO ALLYSON SIMOES DE FARIAS, MEMBRO, em 24/05/2018, às 12:51, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 41, II, da Portaria nº 154, de 27 de dezembro de 2016.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcg.edu.br/autenticidade, informando o código verificador 0042810 e o código CRC ADBEEDCE.